Segundo o Secovi, temos mais de 30.000 condomínios residenciais, só na região metropolitana de São Paulo.
O texto abaixo ainda está em fase de revisão.
• A gestão financeira de um condomínio •
A gestão financeira é um aspecto vital na boa administração de um condomínio e todo o condomínio deve ter uma previsão orçamentária, ou seja, quanto pretende gastar com cada elemento ou item de despesa. O síndico tem obrigações quanto à previsão orçamentária, devendo planejar o orçamento para obtenção da previsão de despesas e receita, apresentando-as para discussão e aprovação em Assembléia Geral. Com base na previsão orçamentária é feito o rateio das quotas condominiais. Em seguida, emitem-se os recibos e controlam-se os pagamentos.
Os gastos que um condomínio estão divididos em despesas ordinárias e extraordinárias. As despesas ordinárias são as consideradas rotineiras, necessárias à manutenção do condomínio, as quais são respondidas por todos os condôminos, incluindo os locatários. As despesas extraordinárias são os gastos de imprevistos e os gastos com benfeitorias, ambos nas áreas de uso comum. É possível prever no orçamento um saldo credor destinado à despesas imprevistas, pois a convenção do condomínio deve determinar que de 5% a 10% do total arrecadado mensalmente sejam contabilizados na conta Fundo Reserva, em conformidade com o estabelecido na Lei do Condomínio. A constituição do Fundo de Reserva é de responsabilidade, em princípio dos proprietários, mas caso haja necessidade de reposição total ou parcial do mesmo, devido à sua utilização no custeio ou complementação das despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade passa a ser também do locatário. Salvo se for referente a período anterior ao início da locação. Importante lembrar que a Lei do Condomínio determina a não utilização do Fundo de Reserva para pagamento de despesas ordinárias. Este fundo deve ser fixado quando da aprovação do orçamento, estabelecido de acordo com as condições financeiras do condomínio. Alguns condomínios, quando não terceirizam seus funcionários, costumam criar o fundo de reserva para o pagamento de ações trabalhistas.
O Síndico deve fazer a aplicação financeira dos recursos, em nome do condomínio, com aprovação do conselho consultivo ou da Assembléia Geral, para sua maior segurança.Para movimentação da aplicação é aconselhável a assinatura do síndico e do presidente do Conselho. Se a quantia do fundo de reserva for insuficiente para o pagamento de alguma despesa extraordinária, o valor faltante deverá ser rateado entre os proprietários de cada unidade. Cabe ao síndico a responsabilidade de realizar a arrecadação do dinheiro dos condôminos, inclusive cobrando dos mesmos a sua quota-parte nas despesas aprovadas em Assembléia. Normalmente a arrecadação das taxas condominiais é feita de acordo com a fração ideal de cada unidade, mas a Convenção do condomínio pode propor outra forma. É necessário saber também quais são as despesas de responsabilidade do inquilino (ordinárias) e as do proprietário (extraordinárias). As despesas ordinárias são as de manutenção e as extraordinárias são relativas às benfeitorias realizadas no condomínio. O síndico fica também responsável por efetuar o pagamento das contas do condomínio. As maiores despesas do condomínio, em geral, são a folha de pagamento e a conta de água. Outras despesas regulares são os honorários de administradora ou escritório de contabilidade, contratos de manutenção e conservação (principalmente de elevadores e jardim), pagamento do seguro obrigatório e material de limpeza. Além disto, existem as despesas eventuais com honorários advocatícios, principalmente em ações trabalhistas e contra inadimplentes, e com obras.•
ALGUMAS DICAS PARA DIMINUIR A INADIMPLÊNCIA OU PELO MENOS FACILITAR A COBRANÇA DE DÉBITOS CONDOMINIAIS
1. Seu condomínio deve possuir uma Convenção: A Convenção é um instrumento de grande importância em um Condomínio, pois ela possibilita a delimitação de regras mínimas a serem seguidas. Quando o assunto é pagamento de cotas condominiais, importante que na Convenção conste data de vencimento, forma de cobrança e local de pagamento. Interessante delimitar os percentuais de juros e de multa por atraso, cuidando-se sempre o máximo de 1% de juros ao mês e a multa de 2%.
2. Notifique o condômino inadimplente: Por uma questão de postura interna, é aconselhável notificar-se o inadimplente, concedendo-se um prazo para pagamento, no intuito de evitar a cobrança judicial.
3. Se houver proposta de pagamento parcelado tome alguns cuidados: Para ser efetuado pagamento em parcelas, inicialmente aconselhável que o síndico receba autorização dos condôminos, assim como seja efetuado acordo por escrito. Muito importante no caso de formalização de acordo extrajudicial, que este seja acompanhado por advogado, para que assim sejam preservados os direitos do Condomínio, inclusive com o cuidado de que no mesmo haja a assinatura de duas testemunhas instrumentais com firma reconhecida, para permitir que a confissão de dívida tenha força executiva.
4. A dívida de condomínio é de responsabilidade de quem é proprietário ou promitente comprador. Um aspecto muito importante é que a dívida de condomínio acompanha o imóvel. Sendo assim, o responsável por seu pagamento é o proprietário ou promitente comprador, mesmo que não esteja ocupando o imóvel.
5. A dívida de cotas condominiais pode ser paga através do próprio imóvel. No caso de inadimplência de cotas condominiais, o imóvel garante o débito, sendo que mesmo que seja a única residência da família, pode ser penhorado e arrematado.
6. As infrações de obrigações condominiais permitem a cobrança de multa. Quanto às multas por infrações cometidas pelos condôminos, ou seja, desrespeito a certas determinações fixadas por lei ou pela Convenção, aconselhável que esta determine uma multa diária genérica, assim como a forma de notificação antes da aplicação da mesma. A previsão na convenção facilita a cobrança, pois caso contrário, a determinação de tal multa só poderá ocorrer através de assembléia competente, o que gera maior morosidade e custos, além de não poder ser aplicada ao período anterior à sua realização.
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Intuição - Agindo com o coração
O presidente e cientista chefe da Klein Associates - Gary Klein - diz que quando se trata de tomar uma decisão importante, o que se aprende na escola é o que menos conta. Sua pesquisa sobre o assunto demonstrou que as grandes decisões são tomadas por intuição. Klein e seus associados analisaram como bombeiros, comandantes militares e médicos em salas de emergência tomam decisões sob grande pressão. A conclusão foi que a intuição é um fator decisivo nestas tomadas de decisão. Segundo Klein muitas pessoas têm uma ideia mística sobre o que é intuição, que para ele significa tomada de decisão fundamentada em experiência de vida. De acordo com suas pesquisas, a intuição é decorrente da habilidade de pessoas qualificadas, que são aptas a dimensionar o tamanho de uma situação, seus padrões e sinais, e tomar uma decisão ágil e precisa. Nada exemplifica isto melhor que um bombeiro entrevistado por Klein em suas pesquisas. Este tenente bombeiro recordou uma situação em que deparou-se com um fogo numa cozinha aparentemente pequeno e rotineiro. A pequena chama ardia obstinadamente e em segundos, baseado num sentimento estranho, ele ordenou a retirada imediata de seus homens do edifício. Um minuto depois, o chão no qual eles estavam pisando desmoronou. O bombeiro creditou a seu sexto sentido a decisão que tomou, mas durante a entrevista com Klein, investigando melhor o assunto, surgiu o fato de que o tenente tinha, de fato, identificado alguns estranhos padrões na cena. A casa estava quieta demais diante do enorme calor do ambiente e a pequena chama era muito tenaz. Diariamente cada de nós usa uma intuição semelhante, ou melhor, um julgamento de velocidade, nos domínios de nossas habilidades e perícias. Nós estamos constantemente tomando decisões automáticas, quando dirigimos por exemplo, que não são baseadas em capricho ou outra coisa, mas em conhecimento interno formado por anos de experiência. A pesquisa de Klein pode demonstrar algo especialmente benéfico ao ambiente incerto de hoje, onde é necessário agir decisivamente com poucos subsídios para análise, baseados em informações incompletas, e em terrenos pouco conhecidos. Análises rígidas não funcionam bem neste quadro de ambiguidade. E Klein foi mais longe, desenvolvendo um programa de treinamento das habilidades de decisão que afia nossa intuição.
Como isso acontece? Nós aumentamos nossa experiência e tratamos nosso julgamento interno como uma importante habilidade.
Neste texto ofereceremos algumas diretrizes de um treinamento que ajuda a desenvolver a habilidade de tomar decisões intuitivas. Que são:
1. Defina suas exigências de decisão. Faça uma lista de julgamentos e decisões que parecem surgir várias vezes ou com freqüência. Esta ação proporciona um panorama que permite examinar como nós fazemos nossas escolhas e onde nós estamos errando.
2. Busque feedback sobre as decisões que você toma. Analise e debata com outros se o seu julgamento foi preciso, como ele foi feito e o tempo que levou para fazê-lo. Empresas, condomínios e associações podem realizar reuniões regulares onde seriam avaliadas as decisões primárias daquele mês em um fórum aberto.
3. Trabalhe com situações hipotéticas e exercite-se em jogos que exijam tomadas de decisão. O corpo de fuzileiros navais norte-americano usa cenários táticos para treinar seus oficiais. Os principais programas de MBA usam jogos empresariais há muitos anos. Desenvolva você também jogos e cenário que você pode usar diariamente.
4. Observe como você administra a incerteza. Você costuma buscar com freqüência informações das quais você realmente não precisa? Nestas informações você encontra algo dito nas entrelinhas ou alguma tendência que lhe ajudam a tomar a melhor decisão? E o mais importante, revise se você, neste caso, seguiu o seu julgamento interno.
5. Tire vantagem das pessoas que têm perícias. Klein admite que o treinamento da habilidade de tomar decisões não pode lhe ensinar as sutis nuanças inerentes às decisões que você toma. Este tipo de conhecimento é aprendido observando os peritos em seu respectivo campo. Quando eles tomam decisões que o surpreendem, tente entender o que passou pela cabeça deles.
6. Realize sessões de previsão de catástrofes. Estas sessões devem ocorrer antes de algo dar errado. Imagine que o projeto no qual você está trabalhando fracassou. Pense o que pode ter saído errado e por que? Aprenda se antecipar aos problemas antes que eles aconteçam.
7. Aprimore a experiência adquirida. Como você continua aprendendo fica apto a rever decisões e a examinar como você interpretaria a situação de uma forma diferente. Klein recorda Aldous Huxley que disse que experiência não é o que acontece a um homem. É o que um homem faz com o que acontece a ele.
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A Contabilidade de um Condomínio
No atual cenário econômico, a contabilidade assume, cada vez mais, o papel principal num processo administrativo. Isto aplica-se totalmente a um condomínio. Na realidade, neste caso a contabilidade é vital em face a habitual desconfiança que os condôminos têm do destino dado ao dinheiro das cotas condominiais. Como não se trata de uma empresa, o objetivo do condomínio não é obter lucros mas evitar défícits. Meta que só poderá ser alcançada se for realizada uma boa administração contábil.
Considerando-se estes objetivos, é necessário uma gestão bem organizada, com base em muito planejamento, uma previsão orçamentária adequada às necessidades e compatível com a receita e o apoio de profissionais qualificados, não apenas na área contábil, mas também na jurídica e na de recursos humanos. Um condomínio não pode ficar deficitário, nem deixar de prestar contas de direitos e obrigações a seus condôminos. Uma falha neste ponto pode afetar seriamente a credibilidade de um síndico. Uma previsão orçamentária bem elaborada é um bom começo para uma boa administração, já que um bom planejamento de despesas permite inclusive reduzir o valor da cota condominial.
A contratação de uma boa administradora pode ser uma alternativa de ajuda para alcançar os objetivos de uma gestão competente. Neste caso a previsão orçamentária é feita em conjunto com o síndico. Esta parceria, em geral, facilita a avaliação de necessidades e a imprimir uma administração transparente, com base na análise das obrigações mensais, dos extratos, dos balancetes e dos relatórios fornecidos por esta administradora que pode, ainda prestar uma boa consultoria fornecendo orientações que ajudem a manter as contas nos eixos.
Nas melhores administradoras, as obrigações mensais do condomínio tipo: a folha de pagamento, as faturas, as guias de recolhimento e os comprovantes em geral, depois de processadas, são enviadas para conferência do síndico. Nas administradoras geridas com base na tecnologia da informação e que estão em conformidade com a Nova Economia, esta movimentação pode ser acompanhada via Internet, como se fosse de uma conta bancária. Facilidade que possibilita um total controle sobre receitas e despesas, principalmente se a administradora disponibilizar estas informações a qualquer hora do dia. Via Internet é possível imprimir extratos e balancetes, de acordo com a necessidade do síndico, em qualquer tempo. Por exemplo: um balancete analítico, ou sintético, comparativo com o mês anterior ou só com percentuais.Pode parecer exagero, mas este acompanhamento detalhado é importantíssimo, pois permite identificar facilmente eventuais aumentos nas despesas e efetuar as correções necessárias.
Veja, a seguir, algumas dicas importantes de como impedir que problemas contábeis atrapalhem sua administração:
• Procure uma assessoria qualificada e profissional.
• Um condomínio é a associação de pessoas que se unem para administrar um bem comum e a tarefa de garantir direitos e cumprir obrigações não pode ser entregue a leigos.
• Fique atento aos prazos de pagamento das contas.
• As faturas devem ser encaminhadas a administradora em tempo hábil para evitar despesas extras com multas por atraso. E não esqueça de autorizar os pagamentos, antes de encaminhar as contas.
• Peça aos prestadores de serviço para especificar nas notas o que é mão-de-obra e o que é material, pois se estiver tudo como mão-de-obra o condomínio pagará mais INSS.
• Recorra às assembleias para alertar aos condôminos sobre quaisquer aumentos das contas de luz e água, conscientizando-os para a necessidade de controlar despesas.
• Exija recibos e notas fiscais em nome do condomínio, pois documentos que comprovam gastos são essenciais à uma boa gestão.
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• DICAS DO FUNCIONAMENTO DE SEGUROS •
MANUTENÇÃO - Um seguro só já bastaFique atento às contas do condomínio. Se você financiou seu imóvel pelo SFH – e portanto, já paga um prêmio embutido nas prestações – está dispensado de arcar com o rateio do seguro do prédio. Quando há financiamentos desse tipo, o condomínio deve ratear o seguro obrigatório do edifício apenas entre os condôminos que não tenham nenhuma garantia.•
• POLÍTICA DE SEGURANÇA PARA UM CONDOMÍNIO •
A criação de políticas de segurança no estatuto de um condomínio é muito importante, principalmente se considerarmos que todas as fatias da sociedade devem dispor de normas que regulamentem suas atividades. Nos campos da saúde e da segurança do trabalho, a prevenção é o melhor remédio para muitos males e deve ser contemplada em cada ideia, projeto ou ação em andamento ou a ser desenvolvida no condomínio. É fundamental que todos condôminos efetuem uma análise detalhada das implicações, referentes à segurança, higiene e meio ambiente, antes de executar ou adquirir qualquer trabalho fora da rotina normal, bem como, antes da execução de novos projetos, de alterações significativas, da utilização de novos produtos, novos dispositivos e da aquisição de máquinas e equipamentos.
A seguir algumas sugestões de ações preventivas:
Criação de um manual de instruções
A criação de um manual de instruções ajuda a disciplinar e melhorar continuamente as condições ambientais e de segurança do trabalho e tem como metas: assegurar e promover a proteção e a integridade física, a vida e a saúde dos condôminos, do síndico e de seus colaboradores, desenvolvendo continuamente um ambiente de trabalho/moradia saudável e seguro, bem como, prevenir efeitos danosos ao meio ambiente, agindo sempre em conformidade com a Legislação vigente.
Criação de um comitê de análise de acidentes
É altamente recomendável a formação de um comitê de análise de acidentes, composto por um grupo de pessoas indicadas pela Assembléia do condomínio, e com a tarefa de analisar as ocorrências e propor ações corretivas.
Treinamento
O treinamento de moradores, usuários e colaboradores do condomínio é fundamental, com vistas a prepara-los para situações de incêndio, acidente, vazamento, inundação, etc. Identificação, análise e controle de riscos. Constatando qualquer irregularidade que possa ocasionar acidente, dano à saúde ou ao meio ambiente, é dever de cada pessoa ligada ou não ao condomínio, informar ao responsável para tomada de ação corretiva ou preventiva.
Responsabilidades do zelador
• Orientar e incentivar os cuidados com a segurança, enfatizando a seus colaboradores a importância do trabalho com segurança e a utilização dos EPTs - Equipamentos de Proteção Individual.
• Incentivar as pessoas que circulam no condomínio na tarefa de fiscalização, orientação e sugestão de segurança.
• Manter a arrumação, a ordem e a limpeza.
• Certificar-se de que os colaboradores conhecem suas responsabilidades quanto às Normas de Segurança.
• Instruir seus colaboradores a utilizar métodos corretos de trabalho e à utilização dos equipamentos adequados.
Solucionar os problemas de segurança, quando ocorrerem Fiscalizar e cobrar o uso de EPTs e uniformes.
• Envolver as pessoas, de um modo geral, na implantação de novos métodos que visem a eliminação de acidentes.
• Passar instruções aos novos colaboradores, salientando a importância que é dada pelo condomínio às questões de segurança, inclusive as específicas do trabalho a ser desempenhado.
• Tomar para si a responsabilidade e execução das normas estabelecidas.
• Zelar pela integridade e atualização dos equipamentos de combate a incêndio.
• Estabelecer regras de trânsito internas. Responsabilidade dos colaboradores do condomínio (funcionários):
• Obedecer rigorosamente às Normas de Segurança estabelecidas pelo Estatuto do Condomínio.
• Não executar serviços sem autorização prévia.
• Utilizar uniformes de EPTs específicos para cada função e cuidar da conservação dos mesmos. Orientar, sempre que necessário, os companheiros de trabalho.
• Conservar sempre limpo e arrumado o seu local de trabalho, evitando gerar qualquer tipo de situação de perigo.
• Não promover brincadeiras e não distrair os companheiros que estejam trabalhando. • Acatar as orientações do Síndico, da Fiscalização, da Prefeitura e do Corpo de Bombeiros. Estudar cuidadosamente a melhor forma de realizar seu serviço, evitando acidentes, e em caso de dúvidas, solicitar nova orientação. Comunicar qualquer anormalidade que possa causar acidentes.
• Comunicar imediatamente ao Síndico sobre qualquer derramamento de produto nocivo à saúde ou que possa provocar explosão e/ou incêndio.
Responsabilidades dos condôminos:
• Obedecer rigorosamente às Normas de Segurança estabelecidas pelo Estatuto do Condomínio.
• Respeitar e incentivar os cuidados com a segurança; • Não executar obras sem autorização prévia.
• Acatar as orientações do Síndico, da Fiscalização, da Prefeitura e do Corpo de Bombeiros.
• Comunicar qualquer anormalidade que possa causar acidentes.
• Comunicar imediatamente ao Síndico sobre qualquer derramamento de produto nocivo à saúde ou que possa provocar explosão e/ou incêndio.
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• AS RESPONSABILIDADES DO SÍNDICO •
Eleito em assembléia geral para representar o condomínio, a lei estabelece as seguintes atribuições e responsabilidades ao síndico:
• Representar o Condomínio ativa e passivamente, em juízo ou fora dele, e praticar os atos de defesa dos interesses comuns, nos limites das atribuições conferidas por lei ou pela convenção;
• Exercer a administração interna da edificação ou do conjunto de edificações, no que respeita à sua vigilância, habitabilidade e segurança, bem como aos serviços que interessam a todos os moradores;
• Praticar os atos que lhe atribuírem as leis, a convenção e o regimento interno;
• Impor as multas estabelecidas na lei, na convenção ou no regimento interno;
• Cumprir e fazer cumprir a convenção e o regimento interno, bem como executar e fazer executar as deliberações da assembléia;
• Organizar, convocar e orientar as Assembleias;
• Elaborar as atas das Assembleias;
• Remeter cópia das atas aos Condôminos que não comparecerem às Assembleias, nem se fizerem representar;
• Executar as deliberações das Assembleias;
• Verificar a existência de seguros; proceder à sua celebração e atualização, quando necessário;
• Elaborar e apresentar o orçamento provisional de receitas e despesas;
• Cobrar as receitas e efetuar o pagamento das despesas comuns;
• Elaborar o relatório anual das despesas e receitas; • Prestar contas à assembléia dos condôminos;
• Manter guardada, durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio;
• Elaborar o Regulamento do Condomínio;
• Fornecer cópia do Regulamento aos Condôminos;
• Cobrar dos Condôminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas em Assembléia;
• Selecionar e celebrar os contratos com terceiros ;
• Elaborar a contabilidade geral;
• Gerir o Fundo Comum de Reserva, de acordo com o Art. 4º do D.L. 268/94;
Elaborar cadernos de encargos e proceder à fiscalização de obras e grandes reparações.
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• DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA UM CONDOMÍNIO.•
Sem livros fiscais:
Essa é para anotar na agenda e conferir: embora excelentes para controlar o fluxo de caixa, os condomínios estão dispensados do uso de livros fiscais, por não serem considerados pessoas jurídicas e não visarem lucro. Quem garante é a Aabic-Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios. Mas por precaução, segue a relação de documentos necessários à um condomínio:
Documentação básica:
Estes documentos não possuem prazo de guarda, pois não caducam. ·
Convenção do Condomínio ·
Regulamento Interno·
Livro de Atas·
Livro de presença dos condôminos em Assembléia ·
Cadastro dos Condôminos·
Plantas estruturais, das redes hidráulica e elétrica
Documentação contábil:
Estes documentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos. ·
Balanço das contas da administração anterior.·
Taxa da licença anual para o funcionamento de elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à Prefeitura·
Arquivos com as despesas e receitas dos últimos cinco anos ·
Arquivos com as contas a pagar ·
Cartão do CNPJ·
Contrato de seguro e apólices.·
Contratos de manutenção dos elevadores, bombas d'água, portões e piscina.·
Contratos de prestação de serviços.·
Contrato da Administradora.
Documentação dos funcionários (caso não sejam terceirizados):
Estes documentos devem ser mantidos em caráter permanente, mesmo em caso de funcionários desligados há mais de cinco anos. Segundo a lei, é preciso manter arquivado os originais de todas as guias do INSS e do FGTS.·
Livro ou cartão de ponto. ·
Horário de trabalho. ·
Carimbo do CNPJ.·
Matrícula no INSS. ·
Livro de Registro de Empregados.·
Livro de Inspeção do Trabalho.·
Contratos de Experiência.·
Folha de Pagamento.·
Arquivos com a totalidade das rescisões de contrato de trabalho. ·
Cadastro do empregador para o Vale Transporte ·
Declaração e Termo de Responsabilidade - vale transporte.·
Termo de responsabilidade para concessão do Salário-Família.·
Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda.·
Guias - contribuição sindical; INSS; FGTS; PIS; IR.·
Certidões Negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador.·
RAIS (Relação Anual de Informação Social). ·
DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte). ·
Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte. ·
Outros itens relacionados: relação de funcionários.
Modelo de Convenção
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• UMA QUESTÃO DE ATITUDE •
Existe uma sábia expressão que diz: "O cliente tem sempre razão". Isto não significa que o cliente sempre tem razão, porque na maioria das vezes sabemos que o cliente está errado. Estas palavras referem-se à atitude que a pessoa deveria ter lidando com o outro. Se uma das partes despreza, minimiza, ignora ou está pouco disposto a ouvir o outro, cria-se uma barreira na relação que impede um bom resultado. Esta barreira necessita ser removida para que uma comunicação produtiva possa acontecer. Em um condomínio se aplica este ditado no relacionamento entre o síndico e os demais condôminos. De maneira interessante, muitas vezes a relação síndico-condômino negligencia o fato que os síndicos também são condôminos. Embora o síndico represente o condomínio e os condôminos representem seus próprios interesses, o resultado atinge a todos. Saber que o outro se importa com você é um dos componentes mais importantes nas relações humanas. Todos nós lutamos em busca das respostas para perguntas desconcertantes, sendo que para muitas delas não encontramos respostas por toda uma vida. O conforto de um ouvinte atento e simpático pode ajudar muito a enfrentar dificuldades. Ter isto em mente pode favorecer a construção de relações harmoniosas dentro de seu condomínio. Mesmo para questões corriqueiras, como o latido estridente de um cachorrinho ou o morador que estacionou o carro numa vaga que não lhe pertence, o fato é que o comportamento do síndico pode fazer a diferença na solução e no entendimento do problema. Em situações de confronto é essencial demonstrar a todas as partes que o síndico se importa com todos. Importar-se não significa concordar: significa respeito pelo ser humano e atenção às suas demandas. Significa propor soluções conciliadoras e não apenas evocar a lei e as regras do condomínio. Se esta é a plataforma na qual você constrói suas relações pessoais e, principalmente, sua gestão como síndico, certamente você colherá resultados altamente positivos. Quem se importa? Você deveria, pois trata-se apenas de uma questão de atitude.
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• USE A INTERNET EM BENEFÍCIO DE SEU CONDOMÍNIO •
A Internet é o meio de comunicação e informação mais rápido da história da humanidade e encontra-se em franca expansão. Existem hoje milhões de websites que oferecem informação sobre assuntos ilimitados. Para um condomínio, as possibilidades são igualmente ilimitadas, pois o mundo virtual da web oferece inúmeras possibilidades e oportunidades raras. Uma importante possibilidades é construir uma comunidade online que disponibilize o regulamento interno, documentos administrativos, resultados de assembleias e outras informações de interesse do condomínio. Toda esta informação ficará disponível online 24 h por dia, 7 dias por semana, para todos aqueles que a necessitarem, e será uma forma de racionalizar custos, se considerarmos apenas os valores poupados na reprodução de pilhas de documentos. Desta forma, quando um condômino necessitar de qualquer um destes documentos, bastará indicar-lhe o website do condomínio onde ele poderá copiar ou imprimir tudo o que ele desejar, quando ele desejar. A Web pode propiciar um modo eficiente de comunicação para o seu condomínio facilitando inclusive, através do e-mail, o contato com proprietários que residam longe do local do mesmo. Quando se pensa em transmissão e armazenamento de informações, não existe nada mais rápido e mais barato que a Rede. Aproveite as vantagens e facilidades que a Internet oferece, na administração de um condomínio.
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O texto abaixo ainda está em fase de revisão.
• A gestão financeira de um condomínio •
A gestão financeira é um aspecto vital na boa administração de um condomínio e todo o condomínio deve ter uma previsão orçamentária, ou seja, quanto pretende gastar com cada elemento ou item de despesa. O síndico tem obrigações quanto à previsão orçamentária, devendo planejar o orçamento para obtenção da previsão de despesas e receita, apresentando-as para discussão e aprovação em Assembléia Geral. Com base na previsão orçamentária é feito o rateio das quotas condominiais. Em seguida, emitem-se os recibos e controlam-se os pagamentos.
Os gastos que um condomínio estão divididos em despesas ordinárias e extraordinárias. As despesas ordinárias são as consideradas rotineiras, necessárias à manutenção do condomínio, as quais são respondidas por todos os condôminos, incluindo os locatários. As despesas extraordinárias são os gastos de imprevistos e os gastos com benfeitorias, ambos nas áreas de uso comum. É possível prever no orçamento um saldo credor destinado à despesas imprevistas, pois a convenção do condomínio deve determinar que de 5% a 10% do total arrecadado mensalmente sejam contabilizados na conta Fundo Reserva, em conformidade com o estabelecido na Lei do Condomínio. A constituição do Fundo de Reserva é de responsabilidade, em princípio dos proprietários, mas caso haja necessidade de reposição total ou parcial do mesmo, devido à sua utilização no custeio ou complementação das despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade passa a ser também do locatário. Salvo se for referente a período anterior ao início da locação. Importante lembrar que a Lei do Condomínio determina a não utilização do Fundo de Reserva para pagamento de despesas ordinárias. Este fundo deve ser fixado quando da aprovação do orçamento, estabelecido de acordo com as condições financeiras do condomínio. Alguns condomínios, quando não terceirizam seus funcionários, costumam criar o fundo de reserva para o pagamento de ações trabalhistas.
O Síndico deve fazer a aplicação financeira dos recursos, em nome do condomínio, com aprovação do conselho consultivo ou da Assembléia Geral, para sua maior segurança.Para movimentação da aplicação é aconselhável a assinatura do síndico e do presidente do Conselho. Se a quantia do fundo de reserva for insuficiente para o pagamento de alguma despesa extraordinária, o valor faltante deverá ser rateado entre os proprietários de cada unidade. Cabe ao síndico a responsabilidade de realizar a arrecadação do dinheiro dos condôminos, inclusive cobrando dos mesmos a sua quota-parte nas despesas aprovadas em Assembléia. Normalmente a arrecadação das taxas condominiais é feita de acordo com a fração ideal de cada unidade, mas a Convenção do condomínio pode propor outra forma. É necessário saber também quais são as despesas de responsabilidade do inquilino (ordinárias) e as do proprietário (extraordinárias). As despesas ordinárias são as de manutenção e as extraordinárias são relativas às benfeitorias realizadas no condomínio. O síndico fica também responsável por efetuar o pagamento das contas do condomínio. As maiores despesas do condomínio, em geral, são a folha de pagamento e a conta de água. Outras despesas regulares são os honorários de administradora ou escritório de contabilidade, contratos de manutenção e conservação (principalmente de elevadores e jardim), pagamento do seguro obrigatório e material de limpeza. Além disto, existem as despesas eventuais com honorários advocatícios, principalmente em ações trabalhistas e contra inadimplentes, e com obras.•
ALGUMAS DICAS PARA DIMINUIR A INADIMPLÊNCIA OU PELO MENOS FACILITAR A COBRANÇA DE DÉBITOS CONDOMINIAIS
1. Seu condomínio deve possuir uma Convenção: A Convenção é um instrumento de grande importância em um Condomínio, pois ela possibilita a delimitação de regras mínimas a serem seguidas. Quando o assunto é pagamento de cotas condominiais, importante que na Convenção conste data de vencimento, forma de cobrança e local de pagamento. Interessante delimitar os percentuais de juros e de multa por atraso, cuidando-se sempre o máximo de 1% de juros ao mês e a multa de 2%.
2. Notifique o condômino inadimplente: Por uma questão de postura interna, é aconselhável notificar-se o inadimplente, concedendo-se um prazo para pagamento, no intuito de evitar a cobrança judicial.
3. Se houver proposta de pagamento parcelado tome alguns cuidados: Para ser efetuado pagamento em parcelas, inicialmente aconselhável que o síndico receba autorização dos condôminos, assim como seja efetuado acordo por escrito. Muito importante no caso de formalização de acordo extrajudicial, que este seja acompanhado por advogado, para que assim sejam preservados os direitos do Condomínio, inclusive com o cuidado de que no mesmo haja a assinatura de duas testemunhas instrumentais com firma reconhecida, para permitir que a confissão de dívida tenha força executiva.
4. A dívida de condomínio é de responsabilidade de quem é proprietário ou promitente comprador. Um aspecto muito importante é que a dívida de condomínio acompanha o imóvel. Sendo assim, o responsável por seu pagamento é o proprietário ou promitente comprador, mesmo que não esteja ocupando o imóvel.
5. A dívida de cotas condominiais pode ser paga através do próprio imóvel. No caso de inadimplência de cotas condominiais, o imóvel garante o débito, sendo que mesmo que seja a única residência da família, pode ser penhorado e arrematado.
6. As infrações de obrigações condominiais permitem a cobrança de multa. Quanto às multas por infrações cometidas pelos condôminos, ou seja, desrespeito a certas determinações fixadas por lei ou pela Convenção, aconselhável que esta determine uma multa diária genérica, assim como a forma de notificação antes da aplicação da mesma. A previsão na convenção facilita a cobrança, pois caso contrário, a determinação de tal multa só poderá ocorrer através de assembléia competente, o que gera maior morosidade e custos, além de não poder ser aplicada ao período anterior à sua realização.
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Intuição - Agindo com o coração
O presidente e cientista chefe da Klein Associates - Gary Klein - diz que quando se trata de tomar uma decisão importante, o que se aprende na escola é o que menos conta. Sua pesquisa sobre o assunto demonstrou que as grandes decisões são tomadas por intuição. Klein e seus associados analisaram como bombeiros, comandantes militares e médicos em salas de emergência tomam decisões sob grande pressão. A conclusão foi que a intuição é um fator decisivo nestas tomadas de decisão. Segundo Klein muitas pessoas têm uma ideia mística sobre o que é intuição, que para ele significa tomada de decisão fundamentada em experiência de vida. De acordo com suas pesquisas, a intuição é decorrente da habilidade de pessoas qualificadas, que são aptas a dimensionar o tamanho de uma situação, seus padrões e sinais, e tomar uma decisão ágil e precisa. Nada exemplifica isto melhor que um bombeiro entrevistado por Klein em suas pesquisas. Este tenente bombeiro recordou uma situação em que deparou-se com um fogo numa cozinha aparentemente pequeno e rotineiro. A pequena chama ardia obstinadamente e em segundos, baseado num sentimento estranho, ele ordenou a retirada imediata de seus homens do edifício. Um minuto depois, o chão no qual eles estavam pisando desmoronou. O bombeiro creditou a seu sexto sentido a decisão que tomou, mas durante a entrevista com Klein, investigando melhor o assunto, surgiu o fato de que o tenente tinha, de fato, identificado alguns estranhos padrões na cena. A casa estava quieta demais diante do enorme calor do ambiente e a pequena chama era muito tenaz. Diariamente cada de nós usa uma intuição semelhante, ou melhor, um julgamento de velocidade, nos domínios de nossas habilidades e perícias. Nós estamos constantemente tomando decisões automáticas, quando dirigimos por exemplo, que não são baseadas em capricho ou outra coisa, mas em conhecimento interno formado por anos de experiência. A pesquisa de Klein pode demonstrar algo especialmente benéfico ao ambiente incerto de hoje, onde é necessário agir decisivamente com poucos subsídios para análise, baseados em informações incompletas, e em terrenos pouco conhecidos. Análises rígidas não funcionam bem neste quadro de ambiguidade. E Klein foi mais longe, desenvolvendo um programa de treinamento das habilidades de decisão que afia nossa intuição.
Como isso acontece? Nós aumentamos nossa experiência e tratamos nosso julgamento interno como uma importante habilidade.
Neste texto ofereceremos algumas diretrizes de um treinamento que ajuda a desenvolver a habilidade de tomar decisões intuitivas. Que são:
1. Defina suas exigências de decisão. Faça uma lista de julgamentos e decisões que parecem surgir várias vezes ou com freqüência. Esta ação proporciona um panorama que permite examinar como nós fazemos nossas escolhas e onde nós estamos errando.
2. Busque feedback sobre as decisões que você toma. Analise e debata com outros se o seu julgamento foi preciso, como ele foi feito e o tempo que levou para fazê-lo. Empresas, condomínios e associações podem realizar reuniões regulares onde seriam avaliadas as decisões primárias daquele mês em um fórum aberto.
3. Trabalhe com situações hipotéticas e exercite-se em jogos que exijam tomadas de decisão. O corpo de fuzileiros navais norte-americano usa cenários táticos para treinar seus oficiais. Os principais programas de MBA usam jogos empresariais há muitos anos. Desenvolva você também jogos e cenário que você pode usar diariamente.
4. Observe como você administra a incerteza. Você costuma buscar com freqüência informações das quais você realmente não precisa? Nestas informações você encontra algo dito nas entrelinhas ou alguma tendência que lhe ajudam a tomar a melhor decisão? E o mais importante, revise se você, neste caso, seguiu o seu julgamento interno.
5. Tire vantagem das pessoas que têm perícias. Klein admite que o treinamento da habilidade de tomar decisões não pode lhe ensinar as sutis nuanças inerentes às decisões que você toma. Este tipo de conhecimento é aprendido observando os peritos em seu respectivo campo. Quando eles tomam decisões que o surpreendem, tente entender o que passou pela cabeça deles.
6. Realize sessões de previsão de catástrofes. Estas sessões devem ocorrer antes de algo dar errado. Imagine que o projeto no qual você está trabalhando fracassou. Pense o que pode ter saído errado e por que? Aprenda se antecipar aos problemas antes que eles aconteçam.
7. Aprimore a experiência adquirida. Como você continua aprendendo fica apto a rever decisões e a examinar como você interpretaria a situação de uma forma diferente. Klein recorda Aldous Huxley que disse que experiência não é o que acontece a um homem. É o que um homem faz com o que acontece a ele.
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A Contabilidade de um Condomínio
No atual cenário econômico, a contabilidade assume, cada vez mais, o papel principal num processo administrativo. Isto aplica-se totalmente a um condomínio. Na realidade, neste caso a contabilidade é vital em face a habitual desconfiança que os condôminos têm do destino dado ao dinheiro das cotas condominiais. Como não se trata de uma empresa, o objetivo do condomínio não é obter lucros mas evitar défícits. Meta que só poderá ser alcançada se for realizada uma boa administração contábil.
Considerando-se estes objetivos, é necessário uma gestão bem organizada, com base em muito planejamento, uma previsão orçamentária adequada às necessidades e compatível com a receita e o apoio de profissionais qualificados, não apenas na área contábil, mas também na jurídica e na de recursos humanos. Um condomínio não pode ficar deficitário, nem deixar de prestar contas de direitos e obrigações a seus condôminos. Uma falha neste ponto pode afetar seriamente a credibilidade de um síndico. Uma previsão orçamentária bem elaborada é um bom começo para uma boa administração, já que um bom planejamento de despesas permite inclusive reduzir o valor da cota condominial.
A contratação de uma boa administradora pode ser uma alternativa de ajuda para alcançar os objetivos de uma gestão competente. Neste caso a previsão orçamentária é feita em conjunto com o síndico. Esta parceria, em geral, facilita a avaliação de necessidades e a imprimir uma administração transparente, com base na análise das obrigações mensais, dos extratos, dos balancetes e dos relatórios fornecidos por esta administradora que pode, ainda prestar uma boa consultoria fornecendo orientações que ajudem a manter as contas nos eixos.
Nas melhores administradoras, as obrigações mensais do condomínio tipo: a folha de pagamento, as faturas, as guias de recolhimento e os comprovantes em geral, depois de processadas, são enviadas para conferência do síndico. Nas administradoras geridas com base na tecnologia da informação e que estão em conformidade com a Nova Economia, esta movimentação pode ser acompanhada via Internet, como se fosse de uma conta bancária. Facilidade que possibilita um total controle sobre receitas e despesas, principalmente se a administradora disponibilizar estas informações a qualquer hora do dia. Via Internet é possível imprimir extratos e balancetes, de acordo com a necessidade do síndico, em qualquer tempo. Por exemplo: um balancete analítico, ou sintético, comparativo com o mês anterior ou só com percentuais.Pode parecer exagero, mas este acompanhamento detalhado é importantíssimo, pois permite identificar facilmente eventuais aumentos nas despesas e efetuar as correções necessárias.
Veja, a seguir, algumas dicas importantes de como impedir que problemas contábeis atrapalhem sua administração:
• Procure uma assessoria qualificada e profissional.
• Um condomínio é a associação de pessoas que se unem para administrar um bem comum e a tarefa de garantir direitos e cumprir obrigações não pode ser entregue a leigos.
• Fique atento aos prazos de pagamento das contas.
• As faturas devem ser encaminhadas a administradora em tempo hábil para evitar despesas extras com multas por atraso. E não esqueça de autorizar os pagamentos, antes de encaminhar as contas.
• Peça aos prestadores de serviço para especificar nas notas o que é mão-de-obra e o que é material, pois se estiver tudo como mão-de-obra o condomínio pagará mais INSS.
• Recorra às assembleias para alertar aos condôminos sobre quaisquer aumentos das contas de luz e água, conscientizando-os para a necessidade de controlar despesas.
• Exija recibos e notas fiscais em nome do condomínio, pois documentos que comprovam gastos são essenciais à uma boa gestão.
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• DICAS DO FUNCIONAMENTO DE SEGUROS •
MANUTENÇÃO - Um seguro só já bastaFique atento às contas do condomínio. Se você financiou seu imóvel pelo SFH – e portanto, já paga um prêmio embutido nas prestações – está dispensado de arcar com o rateio do seguro do prédio. Quando há financiamentos desse tipo, o condomínio deve ratear o seguro obrigatório do edifício apenas entre os condôminos que não tenham nenhuma garantia.•
• POLÍTICA DE SEGURANÇA PARA UM CONDOMÍNIO •
A criação de políticas de segurança no estatuto de um condomínio é muito importante, principalmente se considerarmos que todas as fatias da sociedade devem dispor de normas que regulamentem suas atividades. Nos campos da saúde e da segurança do trabalho, a prevenção é o melhor remédio para muitos males e deve ser contemplada em cada ideia, projeto ou ação em andamento ou a ser desenvolvida no condomínio. É fundamental que todos condôminos efetuem uma análise detalhada das implicações, referentes à segurança, higiene e meio ambiente, antes de executar ou adquirir qualquer trabalho fora da rotina normal, bem como, antes da execução de novos projetos, de alterações significativas, da utilização de novos produtos, novos dispositivos e da aquisição de máquinas e equipamentos.
A seguir algumas sugestões de ações preventivas:
Criação de um manual de instruções
A criação de um manual de instruções ajuda a disciplinar e melhorar continuamente as condições ambientais e de segurança do trabalho e tem como metas: assegurar e promover a proteção e a integridade física, a vida e a saúde dos condôminos, do síndico e de seus colaboradores, desenvolvendo continuamente um ambiente de trabalho/moradia saudável e seguro, bem como, prevenir efeitos danosos ao meio ambiente, agindo sempre em conformidade com a Legislação vigente.
Criação de um comitê de análise de acidentes
É altamente recomendável a formação de um comitê de análise de acidentes, composto por um grupo de pessoas indicadas pela Assembléia do condomínio, e com a tarefa de analisar as ocorrências e propor ações corretivas.
Treinamento
O treinamento de moradores, usuários e colaboradores do condomínio é fundamental, com vistas a prepara-los para situações de incêndio, acidente, vazamento, inundação, etc. Identificação, análise e controle de riscos. Constatando qualquer irregularidade que possa ocasionar acidente, dano à saúde ou ao meio ambiente, é dever de cada pessoa ligada ou não ao condomínio, informar ao responsável para tomada de ação corretiva ou preventiva.
Responsabilidades do zelador
• Orientar e incentivar os cuidados com a segurança, enfatizando a seus colaboradores a importância do trabalho com segurança e a utilização dos EPTs - Equipamentos de Proteção Individual.
• Incentivar as pessoas que circulam no condomínio na tarefa de fiscalização, orientação e sugestão de segurança.
• Manter a arrumação, a ordem e a limpeza.
• Certificar-se de que os colaboradores conhecem suas responsabilidades quanto às Normas de Segurança.
• Instruir seus colaboradores a utilizar métodos corretos de trabalho e à utilização dos equipamentos adequados.
Solucionar os problemas de segurança, quando ocorrerem Fiscalizar e cobrar o uso de EPTs e uniformes.
• Envolver as pessoas, de um modo geral, na implantação de novos métodos que visem a eliminação de acidentes.
• Passar instruções aos novos colaboradores, salientando a importância que é dada pelo condomínio às questões de segurança, inclusive as específicas do trabalho a ser desempenhado.
• Tomar para si a responsabilidade e execução das normas estabelecidas.
• Zelar pela integridade e atualização dos equipamentos de combate a incêndio.
• Estabelecer regras de trânsito internas. Responsabilidade dos colaboradores do condomínio (funcionários):
• Obedecer rigorosamente às Normas de Segurança estabelecidas pelo Estatuto do Condomínio.
• Não executar serviços sem autorização prévia.
• Utilizar uniformes de EPTs específicos para cada função e cuidar da conservação dos mesmos. Orientar, sempre que necessário, os companheiros de trabalho.
• Conservar sempre limpo e arrumado o seu local de trabalho, evitando gerar qualquer tipo de situação de perigo.
• Não promover brincadeiras e não distrair os companheiros que estejam trabalhando. • Acatar as orientações do Síndico, da Fiscalização, da Prefeitura e do Corpo de Bombeiros. Estudar cuidadosamente a melhor forma de realizar seu serviço, evitando acidentes, e em caso de dúvidas, solicitar nova orientação. Comunicar qualquer anormalidade que possa causar acidentes.
• Comunicar imediatamente ao Síndico sobre qualquer derramamento de produto nocivo à saúde ou que possa provocar explosão e/ou incêndio.
Responsabilidades dos condôminos:
• Obedecer rigorosamente às Normas de Segurança estabelecidas pelo Estatuto do Condomínio.
• Respeitar e incentivar os cuidados com a segurança; • Não executar obras sem autorização prévia.
• Acatar as orientações do Síndico, da Fiscalização, da Prefeitura e do Corpo de Bombeiros.
• Comunicar qualquer anormalidade que possa causar acidentes.
• Comunicar imediatamente ao Síndico sobre qualquer derramamento de produto nocivo à saúde ou que possa provocar explosão e/ou incêndio.
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• AS RESPONSABILIDADES DO SÍNDICO •
Eleito em assembléia geral para representar o condomínio, a lei estabelece as seguintes atribuições e responsabilidades ao síndico:
• Representar o Condomínio ativa e passivamente, em juízo ou fora dele, e praticar os atos de defesa dos interesses comuns, nos limites das atribuições conferidas por lei ou pela convenção;
• Exercer a administração interna da edificação ou do conjunto de edificações, no que respeita à sua vigilância, habitabilidade e segurança, bem como aos serviços que interessam a todos os moradores;
• Praticar os atos que lhe atribuírem as leis, a convenção e o regimento interno;
• Impor as multas estabelecidas na lei, na convenção ou no regimento interno;
• Cumprir e fazer cumprir a convenção e o regimento interno, bem como executar e fazer executar as deliberações da assembléia;
• Organizar, convocar e orientar as Assembleias;
• Elaborar as atas das Assembleias;
• Remeter cópia das atas aos Condôminos que não comparecerem às Assembleias, nem se fizerem representar;
• Executar as deliberações das Assembleias;
• Verificar a existência de seguros; proceder à sua celebração e atualização, quando necessário;
• Elaborar e apresentar o orçamento provisional de receitas e despesas;
• Cobrar as receitas e efetuar o pagamento das despesas comuns;
• Elaborar o relatório anual das despesas e receitas; • Prestar contas à assembléia dos condôminos;
• Manter guardada, durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio;
• Elaborar o Regulamento do Condomínio;
• Fornecer cópia do Regulamento aos Condôminos;
• Cobrar dos Condôminos a sua quota-parte nas despesas aprovadas em Assembléia;
• Selecionar e celebrar os contratos com terceiros ;
• Elaborar a contabilidade geral;
• Gerir o Fundo Comum de Reserva, de acordo com o Art. 4º do D.L. 268/94;
Elaborar cadernos de encargos e proceder à fiscalização de obras e grandes reparações.
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• DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA UM CONDOMÍNIO.•
Sem livros fiscais:
Essa é para anotar na agenda e conferir: embora excelentes para controlar o fluxo de caixa, os condomínios estão dispensados do uso de livros fiscais, por não serem considerados pessoas jurídicas e não visarem lucro. Quem garante é a Aabic-Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios. Mas por precaução, segue a relação de documentos necessários à um condomínio:
Documentação básica:
Estes documentos não possuem prazo de guarda, pois não caducam. ·
Convenção do Condomínio ·
Regulamento Interno·
Livro de Atas·
Livro de presença dos condôminos em Assembléia ·
Cadastro dos Condôminos·
Plantas estruturais, das redes hidráulica e elétrica
Documentação contábil:
Estes documentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos. ·
Balanço das contas da administração anterior.·
Taxa da licença anual para o funcionamento de elevadores e outros aparelhos de transporte, pagas à Prefeitura·
Arquivos com as despesas e receitas dos últimos cinco anos ·
Arquivos com as contas a pagar ·
Cartão do CNPJ·
Contrato de seguro e apólices.·
Contratos de manutenção dos elevadores, bombas d'água, portões e piscina.·
Contratos de prestação de serviços.·
Contrato da Administradora.
Documentação dos funcionários (caso não sejam terceirizados):
Estes documentos devem ser mantidos em caráter permanente, mesmo em caso de funcionários desligados há mais de cinco anos. Segundo a lei, é preciso manter arquivado os originais de todas as guias do INSS e do FGTS.·
Livro ou cartão de ponto. ·
Horário de trabalho. ·
Carimbo do CNPJ.·
Matrícula no INSS. ·
Livro de Registro de Empregados.·
Livro de Inspeção do Trabalho.·
Contratos de Experiência.·
Folha de Pagamento.·
Arquivos com a totalidade das rescisões de contrato de trabalho. ·
Cadastro do empregador para o Vale Transporte ·
Declaração e Termo de Responsabilidade - vale transporte.·
Termo de responsabilidade para concessão do Salário-Família.·
Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda.·
Guias - contribuição sindical; INSS; FGTS; PIS; IR.·
Certidões Negativas de Débito (CND) do INSS e FGTS a cada três meses, se o responsável pelo pagamento é a administradora ou o contador.·
RAIS (Relação Anual de Informação Social). ·
DIRF (Declaração do Imposto de Renda na Fonte). ·
Comprovante de rendimentos pagos e de retenção de Imposto de Renda na Fonte. ·
Outros itens relacionados: relação de funcionários.
Modelo de Convenção
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• UMA QUESTÃO DE ATITUDE •
Existe uma sábia expressão que diz: "O cliente tem sempre razão". Isto não significa que o cliente sempre tem razão, porque na maioria das vezes sabemos que o cliente está errado. Estas palavras referem-se à atitude que a pessoa deveria ter lidando com o outro. Se uma das partes despreza, minimiza, ignora ou está pouco disposto a ouvir o outro, cria-se uma barreira na relação que impede um bom resultado. Esta barreira necessita ser removida para que uma comunicação produtiva possa acontecer. Em um condomínio se aplica este ditado no relacionamento entre o síndico e os demais condôminos. De maneira interessante, muitas vezes a relação síndico-condômino negligencia o fato que os síndicos também são condôminos. Embora o síndico represente o condomínio e os condôminos representem seus próprios interesses, o resultado atinge a todos. Saber que o outro se importa com você é um dos componentes mais importantes nas relações humanas. Todos nós lutamos em busca das respostas para perguntas desconcertantes, sendo que para muitas delas não encontramos respostas por toda uma vida. O conforto de um ouvinte atento e simpático pode ajudar muito a enfrentar dificuldades. Ter isto em mente pode favorecer a construção de relações harmoniosas dentro de seu condomínio. Mesmo para questões corriqueiras, como o latido estridente de um cachorrinho ou o morador que estacionou o carro numa vaga que não lhe pertence, o fato é que o comportamento do síndico pode fazer a diferença na solução e no entendimento do problema. Em situações de confronto é essencial demonstrar a todas as partes que o síndico se importa com todos. Importar-se não significa concordar: significa respeito pelo ser humano e atenção às suas demandas. Significa propor soluções conciliadoras e não apenas evocar a lei e as regras do condomínio. Se esta é a plataforma na qual você constrói suas relações pessoais e, principalmente, sua gestão como síndico, certamente você colherá resultados altamente positivos. Quem se importa? Você deveria, pois trata-se apenas de uma questão de atitude.
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• USE A INTERNET EM BENEFÍCIO DE SEU CONDOMÍNIO •
A Internet é o meio de comunicação e informação mais rápido da história da humanidade e encontra-se em franca expansão. Existem hoje milhões de websites que oferecem informação sobre assuntos ilimitados. Para um condomínio, as possibilidades são igualmente ilimitadas, pois o mundo virtual da web oferece inúmeras possibilidades e oportunidades raras. Uma importante possibilidades é construir uma comunidade online que disponibilize o regulamento interno, documentos administrativos, resultados de assembleias e outras informações de interesse do condomínio. Toda esta informação ficará disponível online 24 h por dia, 7 dias por semana, para todos aqueles que a necessitarem, e será uma forma de racionalizar custos, se considerarmos apenas os valores poupados na reprodução de pilhas de documentos. Desta forma, quando um condômino necessitar de qualquer um destes documentos, bastará indicar-lhe o website do condomínio onde ele poderá copiar ou imprimir tudo o que ele desejar, quando ele desejar. A Web pode propiciar um modo eficiente de comunicação para o seu condomínio facilitando inclusive, através do e-mail, o contato com proprietários que residam longe do local do mesmo. Quando se pensa em transmissão e armazenamento de informações, não existe nada mais rápido e mais barato que a Rede. Aproveite as vantagens e facilidades que a Internet oferece, na administração de um condomínio.
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